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Sie sind die erste Person, die der Patient beim Eintreten sieht, und die erste Stimme, die er am Telefon hört. Sie führen den Empfang, die Terminkalender und die Kommunikation mit den Zahnärzten, die uns ihre Patienten überweisen.
Der Empfang ist mehr als ein Tresen: Er hält den Plan des klinischen Tages, fängt Unvorhergesehenes auf und verbindet Patienten, Behandler und die überweisenden Praxen.
Sie arbeiten an einem Standort, nehmen aber auch die Anrufe der anderen entgegen — unsere fünf Praxen teilen sich eine Telefonzentrale.
Ihre Aufgaben
Empfang und Telefon
Die Patienten bei ihrer Ankunft empfangen und ihre Anwesenheit erfassen.
Die Anrufe Ihres Standorts wie auch der anderen Praxen annehmen und bearbeiten.
Termine nach dem Plan des jeweiligen Behandlers vergeben.
Online eingegangene Anfragen bearbeiten, über den Doctena-Kalender und unsere verschiedenen E-Mail-Adressen.
Nicht wahrgenommene Termine und Nachsorge-Erinnerungen bearbeiten: nachfassen, Schreiben erstellen, neu terminieren.
Termine bei Abwesenheit eines Behandlers absagen und neu planen.
Das Wartezimmer und den Empfangsbereich in Ordnung halten.
Klinischer Tagesablauf
Dem Tagesteam und den Behandlern die Informationen zum kommenden Tag senden.
Den Patientenfluss über den Tag verfolgen und Verzögerungen melden, bevor sie sich summieren.
Die Kassenführung und die kleine Abrechnung sicherstellen.
Verordnungen ausdrucken und die Unterlagen persönlich aushändigen.
Die ein- und ausgehende Post sowie die Ablage der Akten verwalten.
Den Empfang öffnen und schließen.
Beim Positionieren eines Patienten für eine Röntgenaufnahme unterstützen, als Verstärkung für die Assistentinnen.
Überweisende Ärzte
Auf Anweisung des Behandlers die Befundberichte und die Bildgebung an die Zahnärzte vorbereiten und senden, die uns ihre Patienten überwiesen haben.
Die telefonische und schriftliche Nachverfolgung mit diesen Kolleginnen und Kollegen sicherstellen.
Extraktionsanfragen samt Röntgenaufnahmen übermitteln und die Termine mit der Partnerpraxis abstimmen.
Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Richtigkeit und Vollständigkeit des Anamnesebogens prüfen, bevor er an den Behandler geht.
Das Verfahren für den Besucherempfang anwenden: Register, Ausweis, Zugangskontrolle.
Ihren Arbeitsplatz sperren, sobald Sie ihn verlassen, und keine Unterlagen offen auf dem Tresen liegen lassen.
Jedes gedruckte Dokument sofort aus dem Kopierer entnehmen.
Den Patienten diskret ansprechen und ihn abseits empfangen, wenn die Situation es verlangt.
Für jede Übermittlung personenbezogener Daten an den Patienten den gesicherten Kanal nutzen.
Qualität
Die Patienten ermutigen, über unsere Zufriedenheitsinstrumente Rückmeldung zu geben.
Risiken und Störungen melden und an den Korrekturmaßnahmen mitwirken.
Die Verfahren des Empfangs kennen und anwenden — die Praxis ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Das Profil, das wir suchen
Was erwartet wird
Erste Erfahrung im Empfang, im medizinischen Sekretariat oder im Kundenkontakt.
Fließend Französisch und mindestens eine zweite Sprache aus Luxemburgisch, Deutsch, Englisch und Portugiesisch.
Die Fähigkeit, mehreres gleichzeitig zu führen, ohne eines zu verlieren: Telefon, Tresen und Terminplan laufen zur selben Zeit.
Takt und Bestimmtheit: Ein gehaltener Terminplan setzt voraus, freundlich Nein sagen zu können.
Sicherer Umgang mit IT-Werkzeugen und dem Online-Terminkalender.
Was zusätzlich zählt
Kenntnisse in Orthotrac, Medicus oder Doctena.
Erfahrung in einer Zahnarzt- oder Arztpraxis.
Freude an der Koordination: Die Stelle kann sich zur Verantwortung für den Bereich Empfang entwickeln.
Keiner dieser Punkte ist ein Ausschlusskriterium. Eine Bewerbung, die keinen davon erfüllt, uns aber anspricht, wird mit derselben Aufmerksamkeit gelesen.
DVT (CBCT), Panoramaaufnahme und Fernröntgenseitenbild sind Untersuchungen mit Strahlenbelastung. Sie werden ausschließlich auf Verordnung eines Zahnarztes oder eines Arztes durchgeführt, der den zu untersuchenden Bereich festlegt.
Ende des Wegs
Diese Untersuchung ist nur auf Verordnung möglich.
Sprechen Sie mit Ihrem behandelnden Zahnarzt oder Ihrem Arzt: Er entscheidet, ob eine bildgebende Untersuchung nötig ist, welche und für welchen Bereich. Er stellt Ihnen dann eine Verordnung aus.
